Využití aplikace Business Integrator
Business Integrator je software pro správu servisních společností. Jedná se o komplexní řešení pokrývající širokou škálu činností. Každého asi napadne otázka typu: "Co mi vlastně tento software přinese nového?" nebo "Vyplatí se mi investovat do přechodu na jiný systém než jsem dodnes používal?"
Zkusme se tedy zblízka podívat na to, co byste mohli od takovéhoto softwaru očekávat. Business Integrator je velmi rozsáhlá aplikace. Zasahuje od korespondence až po vystavení faktury. Výhoda celého balíku aplikací je v její komplexnosti. Nemusíte mít heterogenní prostředí k řízení své společnosti a při komunikaci se svými klienty. Zamysleme se zejména nad bezpečností Vašich dat. Nejde jen o zálohování, či řádnou ochranu před průnikem z Internetu. Jsme však dobře chráněni i při vlastním přístupu k datům po Internetu, či proti zneužití dat ve Vaší firmě? Zajisté není dobré, aby zaměstnanci znali své (natož svých kolegů) hodinové sazby. Stejně tak není vhodné, aby zaměstnanci věděli, kolik se za jejich činnost, či činnost ostatních, účtuje. U Business Integratora byl kladen důraz především na bezpečnost a co nejrychlejší a nejsnadnější použití celé aplikace.
Nebudeme zakrývat, že implementace celého systému je významná událost v životě každé firmy. Určitě se neobejde bez změn, ať již uvnitř firmy, či ve vztahu k zákazníkovi. Mechanismy, které jsou použity v Business Integratoru, vycházejí z letité zkušenosti největší belgické účetní a auditorské společnosti. Implementace systému není otázka několika dnů, ba dokonce ani týdnů (nezaměňujme slovo implementace s instalací). Avšak po několika měsících začnete sklízet ovoce. Ovoce ve formě ušetřeného času nad evidencí odvedené práce, nad evidencí komunikace se zákazníkem, ale i při vystavování faktur, či hledáním informace, kterou jste založili a nevíte kam. Cílem celého produktu je zefektivnit procesy uvnitř společnosti a vyfakturovat klientovi každou, ale opravdu každou minutu, která byla pro něj odvedena.
Rádi bychom zmínili některé důležité detaily z každého modulu.
Contact Management nám shraňuje údaje o firmách, zejména našich klientech. Není to však statická databáze, ale aplikace, se kterou musíme pracovat. Šablony našich dopisů jsou v Contact Managementu centrálně uloženy a není potřeba je rozkopírovávat na každý počítač. Vytvořený dokument (kam se automaticky přenáší údaje o nás a o zákazníkovi jako je adresa, tel. atd.) není potřeba ukládat kamkoliv na server. Stačí ho jen zavřít a on se automaticky uloží pod kontakt, kde ho později můžeme (a nejen my!) nalézt. Každého klienta můžeme kategorizovat, vytvářet úkoly, delegovat je dalším lidem, zařazovat do e-mailových či faxových skupin na základě jeho profilu.
Staff Management je aplikace, která eviduje naši činnost. Co nejsnadnějším způsobem můžeme vykázat svoji práci a to s ohledem na co nejmenší počet stisknutí kláves, či pohybu myši. Pro sledování svých zaměstnanců a pro následnou fakturaci je Staff Management opravdu jedinečnou aplikací. Výstupy jsou samozřejmě k dispozici jen pověřeným osobám.
Knowledge Management je modul, který nám umožní archivovat články z novin v podobné struktuře, na kterou jsme zvyklí. Strukturu si můžete sami předdefinovat. Struktura je čtyřúrovňová. V celé databázi je možné fulltextově vyhledávat. Stejně tak jako ve všech ostatních modulech. Vyhledávání je na úrovni textu a při použití OCR (překlad obrázku do textu) je možné vyhledávat i v textu scanovaném. Databáze je po zakoupení prázdná a je jen a jen na Vás, jak se jí budete věnovat. Zpočátku se jedná o činnost, která se nebude vracet. S odstupem doby, a zejména při sdílení informací mezi kolegy, pocítíte její nepostradatelnost.
Fee Managementslouží k tvorbě faktur a zajímavých výstupů. Stiskem jednoho tlačítka se načtou potřebná data ze Staff Managementu (výkazy práce) a stiskem tlačítka druhého se vygenerují podklady pro fakturaci. Podklady jsou generovány na základě nastavení, které může být u každého pracovního kódu, zákazníka či zaměstnance různé. Pamatujeme i na paušální platby, kilometry či externí náklady. Po odsouhlasení pracovních výkazů stisknete třetí tlačítko a systém Vám vygeneruje faktury, které následně vytisknete.
Social Evidence je modul, který hlídá, kolik který zaměstnanec odpracoval hodin, kolik má přesčasů, dovolené, či kolik čerpal nemocenské. Díky propojení se Staff Mangementem se nemůže stát, že by někdo podváděl. Výhodou tohoto modulu je motivace všech zaměstnanců.
Task Management je modul, který slouží k tvorbě úkolů v rámci firmy, které jsou vztaženy k jednolivým klientům. Při vytvoření úkolu, kde je možné vybrat najednou více firem, či úkol pravidelně opakovat, je možné také zadat řešitele. Tomu přijde e-mailová zpráva do jeho schránky a zároveň se mu úkol zadá do kalendáře.
Incoming Invoices je databáze, ve které sekretářka nascanuje všechny příchozí faktury a vyplní jim košilku. Příslušné osoby jsou upozorněny e-mailem a musí fakturu schválit či odmítnout. Přitom mají možnost vidět kopii faktury jako přílohu. A to samozřejmě i když nejsou ve firmě, či pracují v jiné pobočce. Po odsouhlasení dostává účetní informace o potřebě proplacení s napojením na některé homebankingové aplikace. Informace o zaúčtování, proplacení, či jiných událostech jsou nám kdykoliv k dispozici.
Výhoda celého systému je v komplexnosti, jednotném prostředí, ale hlavně neméně důležité možnosti pracovat off-line. Jediným stiskem tlačítka (jsme-li připojeni k internetu nebo telefonu) můžete sesynchronizovat úplně všechna Vám dostupná data a pracovat odpojeni od serveru stejně dobře a rychle, jako byste seděli v kanceláři. Po ukončení Vaší činnosti stačí opět zreplikovat a vše, co jste v odpojeném stavu vytvořili, se přenese na server.
Business Integrator je možné využít všude tam, kde prodáváte svůj čas. Ať jste účetní firma, auditorská, právnická či softwarová, bude pro Vás Business Integrator zaručeným přínosem.