Whitesoft s.r.o.

Business Integrator

Efektivní podnikový systém

Business Integrator je software pro správu servisních společností, mezi jehož hlavní oblasti využití patří:

• evidence zákazníků a centrální správa veškeré korespondence – dopisy, faxy, e-maily atd.,
• hromadná korespondence podle šablon,
• kategorizace zákazníků atd. (Contact Management),
• firemní úkolovník (Task Management),
• vyplňování pracovních výkazů (Staff Management),
• automatické skenování dokumentů s fulltextovým vyhledáváním (Knowledge Management),
• fakturace zákazníkovi podle mnoha volitelných nastavení (hodinové sazby, paušální sazby, intervaly fakturace, vícejazyčné faktury, konverze měn) s možností exportu do vašeho účetnictví (Fee Management).

Výhody

• bezpečnost dat
• propojenost všech modulů
• snadná údržba
• možnost doplnění o vlastní aplikace (sledování přijatých faktur, kniha jízd atd.)
• komplexní systém zahrnující moduly pro vedení a správu firmy od A do Z (integrace e-mailů, úkolů, pracovních výkazů, korespondence atd.)
• možnost práce off-line bez jakéhokoliv omezení – pouhým stisknutím tlačítka můžete přenést data vytvořená mimo kancelář na server a naopak data ze serveru stáhnout na svůj počítač
• možnost synchronizace dat přes internet, po telefonu, GSM, lokální síti
• multiplatformní software (Windows, Linux, Unix, s menším omezením Macintosh)
• nejvyšší možná úroveň zabezpečení
• možnost práce přes webový prohlížeč (s určitým omezením)
• nejlepší řešení tohoto typu na evropském trhu
• otevřený systém založený na standardech HCL Notes/Domino
• možnost malých úprav na základě vašeho přání
• software ověřený v 6 státech Evropy
• software vyvinutý v České republice
• možnost přidělování přístupových práv až na úroveň položky v záznamu
• intuitivní prostředí
• snadná implementace

Moduly

• Contact Management
• Staff Management
• Fee Management
• Knowledge Management
• Task Management
• Social Evidence
• Incoming Invoices

Modul Contact Management

Contact Management je modul pro správu kontaktů. Je srdcem celého systému. Jako kontakt nemusí být bezpodmínečně váš zákazník, ale může to být i dodavatel či jakákoliv osoba spřízněná s vaší firmou.

V přehledné formě jsou veškeré potřebné informace ukládány na serveru v databázi, kde si můžete definovat jednotlivé uživatelské přístupy. Ke každému záznamu je možné přidělit skupinu lidí, která má právo dokument prohlížet či modifikovat. Pod firmu si můžete zřídit pobočky či přímo kontaktní osoby.

V systému pracujete se třemi typy adres:

• adresa firmy,
• adresa sídla,
• poštovní adresa pro doručování e-mailové korespondence.

Pod každou položku (firma, pobočka či osoba) systém automaticky ukládá veškerou korespondenci (dopisy, faxy, e-maily, úkoly, poznámky atd.). Kdykoliv se můžete podívat na veškerou korespondenci s daným zákazníkem. Modul Contact Management je propojen se všemi ostatními moduly, stejně tak i s vaší poštovní schránkou či s vaším kalendářem. Pokud uskutečníte telefonní hovor se zákazníkem (mimochodem – jeho telefonní číslo může vytočit váš počítač za vás), okamžitě si vytvoříte poznámku o tom, co jste zákazníkovi slíbili či na čem jste se domluvili.

Tato poznámka se uloží pod kontakt, ale zároveň se vám vytvoří úkol do vašeho úkolovníku. Úkol můžete samozřejmě dále delegovat a sledovat stav jeho plnění. Pokud se rozhodnete vytvořit dopis, stačí vašeho zákazníka nalézt v seznamu (stačí napsat pár prvních znaků z jeho příjmení či jména firmy). Poté stisknete tlačítko pro tvorbu wordových dokumentů a vyberete šablonu ze seznamu, který je společný pro celou firmu (samozřejmě i zde můžete definovat, kdo kterou šablonu smí používat). Systém vám automaticky spustí MS Word a přenese všechna potřebná data z Contact Managementu na určené místo ve vašem dopise (jméno, adresu, telefon, datum, vaše jméno, oslovení, funkci atd.). Jakmile dopis napíšete, stačí jej vytisknout či automaticky odfaxovat. Poté MS Word jen zavřete (dokument není potřeba ukládat) a dokument se vám automaticky zařadí pod příslušnou osobu, které byl dopis určen. I zde však máte možnost řadit vytvořené dokumenty do složek pod osoby (např. dopisy, faxy, smlouvy). Fulltextové vyhledávání i ve wordových dokumentech je samozřejmostí celého systému, které ulehčí nalezení potřebné informace.

Kategorizace firem je dnes nutnost, bez které se žádná větší společnost neobejde. Systém vám umožňuje definovat si neomezený počet kategorií, které můžete jednotlivým firmám či osobám přidělovat. Na základě těchto kategorií můžete tvořit hromadnou korespondenci (dopis napíšete jednou a systém vám vygeneruje příslušný počet osobních dopisů, včetně oslovení typu „Vážená paní Nováková“). Tyto kategorie mohou sloužit k třídění záznamů, ale také k tvorbě skupin pro e-mailovou korespondenci.

Pokud pošlete e-mail na jakoukoliv osobu či firmu v Contact Managementu, systém automaticky zařadí hlavičku tohoto e-mailu s odkazem pod příslušný kontakt. Výhodou pak je, že své e-maily nemusíte ručně třídit, ale systém tuto práci dělá za vás. Vidíte v Contact Managementu nejen korespondenci svoji, ale také e-maily poslané vašimi kolegy či přijaté od zákazníka. Samozřejmě i zde je kladen důraz na bezpečnost.

Contact Management má mnoho dalších výhod, které vám usnadní práci s ním. O nich se můžete osobně přesvědčit během zdarma poskytované prezentace, která může probíhat u nás ve firmě či přímo u vás (informace zde).

Modul Staff Management

Staff Management je modul, který vám pomůže při sledování práce vykonané vašimi zaměstnanci a který je velice důležitý pro tvoření faktur na konci měsíce.

Ve Staff Managementu se nejprve definují pracovní kódy, což jsou interní kódy, které používají zaměstnanci. Počet kódů není omezen. Pracovní kód je navázán na fakturační kód, který je zobrazován na faktuře. Na jeden fakturační kód může existovat několik pracovních (v případě, že nechcete daný pracovní kód fakturovat, nemusíte ho navazovat na fakturační kód, potom budete jen vnitřně sledovat odvedenou práci). Můžete si zadat paušální smlouvy, pro které určíte paušální částku a pracovní kódy, které do tohoto paušálu spadají. Ostatní kódy budou fakturovány hodinově. Podstatou celého systému je fakturovat zákazníkovi veškerou odvedenou fakturovatelnou práci. Každý telefonní hovor týkající se vaší profese by měl být zaveden do systému a následně vyfakturován.

Díky Staff Managementu dostáváte každý den celou řadu výkazů (dle zaměstnance, klienta, pracovního kódu, měsíce atd.). Každý zaměstnanec je nucen vyplnit minimálně stanovený počet hodin denně. Pokud odpracuje více hodin než stanovený limit, systém je přenese do jakéhosi rezervoáru, který si může zaměstnanec čerpat, popřípadě mu bude proplacen. Proč byste neplatili přesčasové hodiny, když si můžete být jisti, že je vyfakturujete?

Modul Fee Management

Fee Management je modul, který zpracovává data ze Staff Managementu na základě veškerého nastavení.

Systém může pracovat v režimu měsíční nebo čtvrtletní fakturace. Po odsouhlasení záznamů vedoucími oddělení se data ze Staff Managementu přenáší do Fee Managementu (ve Staff Managementu data nadále zůstávají), kde se zpracují v přehledné podklady pro fakturaci. V tabulce paušálních smluv je vidět, kolik hodin se odpracovalo, kolik se ve skutečnosti fakturovalo a kolik jich ještě zbývá vyfakturovat. Dále pak rozdíly, ze kterých na první pohled vyčteme rentabilitu paušální smlouvy. Po odsouhlasení a potřebných úpravách, jako je odepsání či přesunutí částky do dalšího měsíce (či kvartálu), systém vygeneruje faktury v jazyce, který je zadán u každého klienta v Contact Managementu. Tyto faktury lze nejen vytisknout, ale i automaticky exportovat do vašeho účetnictví.

Například pro firmu o 10 pobočkách a 140 lidech je jediný pracovník schopen vystavit faktury včetně kontroly partnerů a úprav za 2 pracovní dny. Pro firmu o 15 zaměstnancích na to stačí cca 2 hodiny.

Zde je třeba se zamyslet, kolik vy sami trávíte času nad fakturacemi a zda jste si opravdu jisti, že vyfakturujete vše, co by se fakturovat mělo… Nefakturujte méně, než pracujete!

Modul Knowledge Management

Knowledge Management slouží k ukládání informací, které potřebujete pro vaši profesi.

Ne každý má veškeré znalosti jen ve své hlavě. A kdekdo se o ně dokonce dělí s ostatními. Právě kvůli tomu byl vyvinut modul Knowledge Management. Jedná se o velkou databázi vašich firemních vědomostí, postupů, nařízení atd. Vše, co je v papírové nebo elektronické podobě, se dá uložit do předem definované struktury.

Vezměme například článek z časopisu, který nám radí, jak něco provádět. Máme dvě možnosti: buď ho okopírujeme a rozdáme kolegům, nebo naskenujeme a uložíme do databáze. Knowledge Management je provázán s dalšími moduly, takže kolegové automaticky obdrží upozornění pomocí e-mailu. V této zprávě bude pouze odkaz na nově přidaný dokument. Pokud na odkaz kliknou, otevře se jim naskenovaný článek z časopisu.

Nejedná se však jen o databázi článků pro čtení, ale spíše o uchovávání našich znalostí. V databázi je možné fulltextově vyhledávat (dokonce i v naskenovaných obrázcích). Vyhledané dokumenty jsou poté zobrazeny dle relevance. A zabezpečení? Jako ve všech ostatních modulech, tzn. na nejvyšší možné úrovni.

Zamyslete se, kolikrát dohledáváte informace potřebné pro vaši činnost a kolik času vám to zabere… S naším Knowledge Managementem je hledání mnohem snazší.

Modul Task Management

Task Management je modul, který vám umožňuje zadávat úkoly zaměstnancům a sledovat jejich plnění.

• zadávání úkolů zaměstnancům
• uzavírání úkolů při splnění
• e-mailové notifikace o změnách stavu (přijetí úkolu, splnění atd.), o blížícím se termínu nebo o jeho překročení
• propojení s úkolovníkem/kalendářem HCL Notes/Domino
• kategorizace podle zákazníků (možnost propojení s CRM)

Modul Social Evidence

Social Evidence je doplňkovým modulem aplikace Business Integrator. Na jednom místě jsou v něm k dispozici přehledné údaje o odpracovaných hodinách jednotlivých zaměstnanců, o přesčasech, dovolených, nemocenských, mateřských dovolených, studijních volnech, neplacených volnech a propustkách.

Zároveň umožňuje snadno zadávat, evidovat, schvalovat a zobrazovat dovolené zaměstnanců.

Social Evidence pracuje se třemi základními zdroji dat:

• s vlastním modulem pro evidenci dovolených,
• s databází Staff Management (modul Business Integratora),
• s vlastní tabulkou státních svátků.

Modul dovolených postihuje kompletní workflow od zadání žádosti o dovolenou přes její schválení či zamítnutí odpovědným pracovníkem až po přehledné zobrazení všech dovolených v kalendářovém pohledu. Navíc lze ve stejném modulu podobně evidovat a zobrazovat i jinou nepřítomnost zaměstnanců na pracovišti.

Vždy je tak k dispozici přehled o tom, kdo je v daný den dostupný, na který den není vhodné schválit další dovolené apod. Na konci měsíce, případně týdne, lze výkaz jednoduše vyplnit. Po výběru konkrétního data z rozsahu požadovaného týdne a stisku tlačítka se automaticky načtou údaje z datových zdrojů.

Systém sám vyplní případné schválené dovolené, doplní státní svátky a z databáze Staff Management převezme údaje o odpracovaných hodinách. Všechna data vyhodnotí s přihlédnutím k úvazku zaměstnance, zaznamená do fondu přesčasové hodiny nebo naopak umožní doplnění chybějících hodin z fondu přesčasů (případně z fondu propustek) a nakonec umožní ruční zadání nemoci či neplaceného volna.

Údaje z těchto dokumentů lze pak přehledně zobrazit podle roku, měsíce a zaměstnance nebo podle zaměstnance, roku a měsíce. Samozřejmostí jsou součty pro každou kategorii.

Produktový leták (PDF)

Vyzkoušejte si Business Integrator

Sebepodrobnější informace na webových stránkách nemohou nahradit osobní zkušenost. Pokud byste rádi zhlédli náš produkt živě, neváhejte a domluvte si s námi termín prezentace. Podle vašeho přání vám předvedeme Business Integrator buď virtuálně prostřednictvím online prezentační služby WebEx, nebo přijedeme k vám a předvedeme produkt osobně.

Licence a podpora

Aplikaci Business Integrator nabízíme formou licence na jednotlivého uživatele nebo na server. Licencování na uživatele zahrnuje licenci na HCL Notes a HCL Domino Server.

Po zakoupení licence získáváte automaticky nárok na 3měsíční e-mailovou (v určitých případech i telefonní) podporu. Vlastní podpora je zajišťována specializovaným týmem, který vás bude kontaktovat do druhého pracovního dne od nahlášení problému.

Po uplynutí 3měsíční podpory od zakoupení licence má každý zákazník nárok na placenou podporu, která je hrazena měsíčním, čtvrtletním nebo ročním poplatkem. Výši placené částky naleznete v našem ceníku produktů a služeb.

Zákazníkům, kteří nemají zaplacenou podporu, budeme taktéž připraveni pomoci, avšak nemůžeme zaručit délku odezvy. Stejně tak hodinová sazba je o něco vyšší než pro zákazníky s placenou podporou.

Měsíční paušální poplatek za podporu zahrnuje:

• řešení problému do druhého pracovního dne,
• 2 hodiny pro řešení problémů a pro konzultace zdarma,
• nárok na neúčtování času v případě, že bude nalezena nesrovnalost v Business Integratoru.

Reference

Obrázky

Contact Management - nová společnost	Contact Management - nová kategorie
Staff Management - zaměstnanci a formulář Nový pracovní výkaz	Fee Management - faktury
Knowlege Management - publikace	Task Management - úkoly

▲ Přejít zpět nahoru